HORECA & RETAIL FOOD SOLUTIONS SRL respectă confidențialitatea persoanelor care utilizează site-ul HRFS.ro, solicită oferte, creează un cont, achiziționează produse, completează formulare sau comunică cu echipa noastră.

Prezenta politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm, în ce scopuri le utilizăm, care sunt temeiurile juridice, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai în legătură cu acestea.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 – Regulamentul general privind protecția datelor, denumit în continuare „GDPR”, cu Legea nr. 190/2018 și cu celelalte dispoziții legale aplicabile în România.

​

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

HORECA & RETAIL FOOD SOLUTIONS SRL
Denumire comercială: HRFS – Horeca & Retail Food Solutions
Sediu social: Calea București nr. 13, Săftica, județul Ilfov
Număr de ordine în Registrul Comerțului: J23/1819/2014
Cod unic de înregistrare: RO33303612
Telefon: 0762 028 400
E-mail: office@hrfs.ro

În cuprinsul acestei politici, societatea poate fi denumită „HRFS”, „operatorul”, „noi” sau „societatea”.

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind datele personale, ne poți contacta la adresa de e-mail office@hrfs.ro.

​

2. Cui se aplică această politică

Prezenta politică se aplică persoanelor fizice ale căror date sunt prelucrate în legătură cu activitatea HRFS, inclusiv:

• vizitatorilor site-ului;

• utilizatorilor care își creează un cont;

• persoanelor care trimit cereri de ofertă;

• reprezentanților, angajaților sau persoanelor de contact ale clienților și partenerilor B2B;

• persoanelor care completează formularele de contact, feedback sau service;

• persoanelor care solicită informații despre finanțare;

• abonaților la comunicările comerciale;

• furnizorilor, colaboratorilor și reprezentanților acestora.

Datele referitoare exclusiv la o persoană juridică, precum denumirea societății, sediul social sau codul unic de înregistrare, nu reprezintă în mod normal date cu caracter personal.

Totuși, informațiile care identifică o persoană fizică din cadrul unei societăți, precum numele, funcția, numărul de telefon profesional, adresa individuală de e-mail sau semnătura, reprezintă date cu caracter personal.

​

3. Ce înseamnă date cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

O persoană poate fi identificată direct, de exemplu prin nume, sau indirect, prin asocierea mai multor informații precum numărul de telefon, adresa de e-mail, funcția, compania reprezentată, adresa, identificatorii online sau alte elemente specifice identității sale.

Prelucrarea datelor înseamnă orice operațiune efectuată asupra acestora, precum colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, consultarea, utilizarea, transmiterea, modificarea, restricționarea sau ștergerea.

​

4. Ce date putem prelucra

În funcție de modul în care interacționezi cu HRFS, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact

• nume și prenume;

• funcție sau calitate profesională;

• număr de telefon;

• adresă de e-mail;

• compania sau instituția reprezentată;

• semnătura, atunci când apare în documente comerciale.

Date privind compania și facturarea

• denumirea firmei sau instituției;

• codul unic de înregistrare;

• numărul de înregistrare în Registrul Comerțului;

• sediul social;

• adresa de facturare;

• datele persoanei de contact;

• alte informații necesare emiterii documentelor comerciale.

Aceste informații sunt date personale numai în măsura în care identifică o persoană fizică, inclusiv un profesionist, un reprezentant sau o persoană fizică autorizată.

Date privind contul de utilizator

• numele și adresa de e-mail;

• numărul de telefon;

• datele de autentificare;

• adresele salvate;

• informațiile despre companie;

• preferințele contului;

• istoricul solicitărilor și al comenzilor.

Nu avem acces la parola ta în format lizibil.

Date privind cererile de ofertă și comenzile

• produsele și cantitățile solicitate;

• informațiile despre proiect;

• bugetul sau termenul orientativ;

• datele de facturare și livrare;

• istoricul comunicărilor;

• ofertele și documentele comerciale;

• informațiile privind plata și livrarea;

• reclamațiile, retururile și solicitările de garanție.

Comenzile transmise prin site sunt tratate drept cereri de ofertă, conform Termenilor și condițiilor HRFS.

Date privind livrarea

• numele și telefonul persoanei de contact;

• adresa de livrare;

• localitatea și județul;

• informații privind accesul la locație;

• instrucțiuni necesare transportului, manipulării sau recepției.

Date transmise prin formularul de service

• numele și datele de contact;

• compania sau autoritatea contractantă;

• adresa locației;

• tipul solicitării;

• modelul și seria echipamentului;

• descrierea defecțiunii sau solicitării;

• data preferată pentru intervenție;

• fotografii cu echipamentul, eticheta de identificare sau problema observată;

• alte documente ori informații transmise voluntar.

Te rugăm să nu încarci fotografii care conțin persoane, documente de identitate sau alte informații personale care nu sunt necesare soluționării solicitării.

Date privind comunicările

Putem păstra mesajele și informațiile transmise prin:

• e-mail;

• telefon;

• formularele site-ului;

• WhatsApp sau alte canale de comunicare utilizate de HRFS;

• solicitări de service;

• cereri de ofertă;

• sesizări și reclamații.

Date pentru marketing

• numele;

• adresa de e-mail;

• opțiunea privind abonarea;

• data și modalitatea exprimării consimțământului;

• interacțiunea cu mesajele trimise, în măsura permisă de setările serviciului utilizat.

Date tehnice și de utilizare

Atunci când utilizezi site-ul, pot fi colectate automat:

• adresa IP;

• tipul dispozitivului;

• sistemul de operare;

• tipul și versiunea browserului;

• data și ora accesării;

• paginile vizitate;

• sursa accesului;

• identificatori cookie sau similari;

• informații necesare securității și funcționării site-ului.

Informații suplimentare despre cookie-uri și instrumentele de analiză sunt prezentate în Politica privind cookie-urile.

​

5. Date pe care nu dorim să le colectăm

HRFS nu solicită și nu intenționează să prelucreze categorii speciale de date, precum informații privind sănătatea, originea rasială sau etnică, convingerile religioase, opiniile politice, apartenența sindicală, datele genetice, biometrice sau informațiile privind viața sexuală.

Te rugăm să nu incluzi astfel de informații în formulare, e-mailuri, fotografii sau documente, dacă nu sunt strict necesare și nu au fost solicitate în mod expres.

Site-ul HRFS este destinat activităților profesionale și nu este adresat minorilor. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane cu vârsta sub 18 ani.

​

6. Cum colectăm datele

În general, colectăm datele direct de la tine atunci când:

• creezi sau utilizezi un cont;

• completezi un formular;

• transmiți o cerere de ofertă;

• soliciți service sau piese;

• contactezi echipa HRFS;

• accepți o ofertă;

• comunici datele pentru facturare și livrare;

• te abonezi la newsletter;

• trimiți o reclamație sau o solicitare de garanție;

• soliciți informații despre o posibilă finanțare.

Putem primi date și de la:

• compania sau instituția pentru care lucrezi;

• un coleg ori reprezentant autorizat;

• furnizori, transportatori sau prestatori implicați în executarea unei comenzi;

• parteneri de service;

• instituții sau autorități, atunci când legea permite sau impune acest lucru.

Anumite date tehnice sunt colectate automat prin intermediul site-ului, al jurnalelor de securitate și al modulelor cookie.

​

7. Scopurile și temeiurile prelucrării

Gestionarea cererilor de ofertă și a relațiilor comerciale

Prelucrăm datele pentru:

• analizarea solicitărilor;

• pregătirea și transmiterea ofertelor;

• verificarea produselor și configurațiilor;

• comunicarea cu reprezentanții clienților;

• negocierea și încheierea contractelor;

• procesarea și confirmarea comenzilor;

• gestionarea anulărilor, retururilor și reclamațiilor.

Temeiul poate fi:

• efectuarea demersurilor necesare înaintea încheierii unui contract;

• executarea unui contract;

• interesul legitim al HRFS și al clientului de a desfășura o relație comercială B2B.

Atunci când persoana de contact reprezintă o societate, prelucrarea numelui, funcției și datelor sale profesionale se bazează, de regulă, pe interesul legitim de a comunica și gestiona relația cu societatea respectivă.

Administrarea contului de client

Datele sunt utilizate pentru:

• crearea și securizarea contului;

• autentificare;

• salvarea datelor de facturare și livrare;

• accesarea istoricului solicitărilor;

• facilitarea comunicării.

Temeiul este executarea serviciului solicitat și interesul legitim de a asigura funcționarea și securitatea contului.

Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm date pentru:

• emiterea facturilor și a documentelor contabile;

• evidența plăților;

• îndeplinirea obligațiilor fiscale;

• arhivarea documentelor;

• răspunsul la solicitările autorităților.

Temeiul este îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile HRFS.

Livrarea produselor

Utilizăm datele pentru:

• organizarea transportului;

• transmiterea informațiilor către curier sau transportator;

• contactarea destinatarului;

• confirmarea livrării;

• gestionarea incidentelor de transport.

Temeiul este executarea contractului sau efectuarea demersurilor necesare pentru îndeplinirea solicitării.

Service, piese, garanție și asistență tehnică

Prelucrăm date pentru:

• identificarea echipamentului și a pieselor;

• analizarea defecțiunii;

• verificarea garanției;

• programarea unei intervenții;

• comunicarea cu tehnicienii și furnizorii;

• punerea în funcțiune;

• instruirea personalului;

• relocarea echipamentelor;

• soluționarea reclamațiilor.

Temeiul poate fi executarea contractului, îndeplinirea obligațiilor legale și interesul legitim de a soluționa solicitarea tehnică.

Solicitări privind finanțarea

Atunci când soliciți informații despre finanțarea unei achiziții, putem utiliza datele pentru a facilita legătura cu partenerul financiar relevant.

Datele vor fi transmise unui astfel de partener numai dacă soliciți continuarea procesului și primești informațiile necesare despre modul în care acesta va prelucra datele.

Partenerul financiar poate acționa ca operator separat și îți va furniza propria informare privind protecția datelor.

Comunicări comerciale și newsletter

Putem transmite noutăți, oferte și informații comerciale dacă:

• ți-ai exprimat consimțământul;

• comunicarea este permisă de legislația aplicabilă.

Te poți dezabona în orice moment prin linkul din mesaj sau printr-o solicitare transmisă la office@hrfs.ro.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Feedback și testimoniale

Datele transmise prin formularul de feedback pot fi utilizate pentru:

• analizarea experienței clientului;

• îmbunătățirea serviciilor;

• soluționarea problemelor semnalate.

Numele, compania, fotografia sau testimonialul unei persoane nu vor fi publicate în scop promoțional fără acordul corespunzător.

Securitatea site-ului și prevenirea fraudelor

Putem utiliza date tehnice și informații despre activitate pentru:

• protejarea site-ului și a conturilor;

• prevenirea accesului neautorizat;

• detectarea tentativelor de fraudă;

• investigarea incidentelor;

• protejarea drepturilor HRFS și ale utilizatorilor.

Temeiul este interesul nostru legitim de a asigura securitatea infrastructurii și continuitatea activității.

Apărarea drepturilor și soluționarea litigiilor

Datele pot fi utilizate pentru:

• formularea sau apărarea unor pretenții;

• recuperarea creanțelor;

• soluționarea reclamațiilor;

• prezentarea unor dovezi în fața instanțelor sau autorităților.

Temeiul este interesul legitim al HRFS de a-și proteja drepturile și, după caz, îndeplinirea unor obligații legale.

​

8. Este obligatorie furnizarea datelor?

Câmpurile marcate ca obligatorii în formulare sunt necesare pentru analizarea și soluționarea solicitării.

Dacă nu furnizezi informațiile necesare, este posibil să nu putem:

• crea contul;

• identifica solicitarea;

• pregăti o ofertă;

• emite documentele comerciale;

• organiza livrarea;

• identifica o piesă;

• programa o intervenție;

• răspunde unei reclamații.

Datele solicitate în scop de marketing sunt opționale. Refuzul sau retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează posibilitatea de a solicita oferte sau de a achiziționa produse.

​

9. Cui putem transmite datele

În funcție de situație, putem comunica datele strict necesare următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorului platformei site-ului, găzduirii și infrastructurii IT;

• furnizorilor de e-mail, formulare, stocare și securitate;

• curierilor, transportatorilor și operatorilor logistici;

• furnizorilor și producătorilor de echipamente;

• centrelor de service, tehnicienilor și colaboratorilor implicați în intervenții;

• furnizorilor de piese și consumabile;

• contabililor, auditorilor și consultanților fiscali;

• băncilor și furnizorilor de servicii de plată;

• partenerilor de finanțare, numai în legătură cu o solicitare de finanțare;

• asigurătorilor, dacă sunt implicați într-o situație concretă;

• consultanților juridici și societăților de recuperare a creanțelor;

• furnizorilor de servicii de marketing, numai în condițiile legii;

• autorităților, instanțelor și instituțiilor publice, atunci când transmiterea este impusă sau permisă de lege.

Destinatarii primesc numai datele necesare îndeplinirii activității pentru care au fost implicați.

Unii destinatari acționează ca persoane împuternicite de HRFS, iar alții pot acționa ca operatori independenți, în conformitate cu propriile obligații legale.

​

10. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori de servicii IT, platforme, aplicații sau instrumente utilizate de HRFS pot prelucra date în state din afara Spațiului Economic European.

Atunci când are loc un astfel de transfer, HRFS urmărește utilizarea unui mecanism recunoscut de GDPR, precum:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;

• clauzele contractuale standard;

• reguli corporatiste obligatorii;

• alte garanții permise de legislația aplicabilă.

Poți solicita informații suplimentare privind garanțiile utilizate contactând HRFS la office@hrfs.ro.

​

11. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale și pentru apărarea drepturilor HRFS.

În general, aplicăm următoarele criterii:

Cereri de ofertă și corespondență comercială

Solicitările care nu conduc la încheierea unui contract pot fi păstrate, de regulă, până la 3 ani de la ultima comunicare, pentru continuarea discuțiilor și apărarea eventualelor drepturi.

Contul de client

Datele contului sunt păstrate cât timp contul este activ.

După solicitarea ștergerii sau după o perioadă îndelungată de inactivitate, contul poate fi închis, iar datele pot fi șterse sau anonimizate, cu excepția informațiilor pe care trebuie să le păstrăm în baza legii sau pentru apărarea unor drepturi.

Contracte, comenzi și documente comerciale

Datele sunt păstrate pe durata relației contractuale și ulterior pe durata termenelor legale aplicabile și a perioadelor în care pot fi formulate pretenții.

Documente financiar-contabile

Datele incluse în facturi și alte documente financiar-contabile sunt păstrate pentru perioada prevăzută de legislația contabilă și fiscală aplicabilă.

Pentru categoriile de documente cărora li se aplică termenul general actual, acesta este de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite. Unele documente pot fi păstrate mai mult dacă o dispoziție legală specială impune acest lucru.

Service și garanție

Solicitările de service, fotografiile, documentele și istoricul intervențiilor sunt păstrate pe durata necesară soluționării cererii, a garanției și a eventualelor termene de formulare sau apărare a unor pretenții.

Newsletter și marketing

Datele sunt utilizate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau exercitarea dreptului de opoziție.

Anumite informații minime pot fi păstrate ulterior pentru a demonstra respectarea opțiunii tale și pentru a evita retransmiterea comunicărilor nedorite.

Date tehnice și de securitate

Jurnalele tehnice și datele privind securitatea sunt păstrate pentru perioade limitate, stabilite în funcție de necesitatea prevenirii și investigării incidentelor.

După expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate cu acces limitat, după caz.

​

12. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul poate utiliza:

• cookie-uri strict necesare;

• cookie-uri pentru funcționalitate;

• cookie-uri pentru măsurarea audienței;

• cookie-uri pentru personalizare;

• cookie-uri de marketing, dacă sunt active.

Cookie-urile care nu sunt strict necesare vor fi utilizate în conformitate cu opțiunile exprimate prin intermediul bannerului de consimțământ.

Poți modifica preferințele privind cookie-urile din setările disponibile pe site sau din browser.

Informații detaliate privind cookie-urile, scopurile și furnizorii utilizați trebuie consultate în Politica privind cookie-urile.

​

13. Cum protejăm datele

HRFS aplică măsuri tehnice și organizatorice adaptate riscurilor prelucrării, care pot include:

• limitarea accesului la date;

• utilizarea conturilor și parolelor;

• comunicarea securizată cu site-ul;

• copii de siguranță;

• actualizarea sistemelor;

• selectarea furnizorilor de servicii;

• instruirea persoanelor care gestionează date;

• proceduri pentru gestionarea incidentelor;

• păstrarea documentelor în condiții controlate.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. Din acest motiv, evaluăm și adaptăm măsurile de protecție în funcție de riscurile și resursele disponibile.

​

14. Drepturile tale

În condițiile GDPR, poți beneficia de următoarele drepturi:

Dreptul la informare

Ai dreptul să primești informații clare despre modul în care sunt prelucrate datele tale.

Dreptul de acces

Poți solicita confirmarea faptului că prelucrăm date care te privesc și poți primi o copie a acestora, precum și informații despre prelucrare.

Dreptul la rectificare

Poți solicita corectarea datelor inexacte și completarea informațiilor incomplete.

Dreptul la ștergere

Poți solicita ștergerea datelor în cazurile prevăzute de GDPR, inclusiv atunci când datele nu mai sunt necesare sau când consimțământul a fost retras.

Acest drept nu este absolut. Putem păstra anumite date dacă avem o obligație legală sau dacă sunt necesare pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Poți solicita limitarea utilizării datelor în situațiile prevăzute de GDPR, inclusiv atunci când contești exactitatea lor sau legalitatea prelucrării.

Dreptul la portabilitate

În cazurile în care prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este efectuată prin mijloace automate, poți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție

Te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim, din motive legate de situația ta particulară.

Te poți opune în orice moment utilizării datelor pentru marketing direct, fără a fi necesară justificarea solicitării.

Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage în orice moment.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciezi că datele tale sunt prelucrate nelegal, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Înaintea depunerii unei plângeri, te încurajăm să ne contactezi pentru a încerca soluționarea situației.

Dreptul de a te adresa instanței

Ai dreptul de a utiliza căile de atac prevăzute de lege și de a te adresa instanțelor competente.

​

15. Cum îți poți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, poți transmite o solicitare la:

E-mail: office@hrfs.ro
Poștă/curier: HORECA & RETAIL FOOD SOLUTIONS SRL, Calea București nr. 13, Săftica, județul Ilfov

Te rugăm să descrii cât mai clar dreptul exercitat și datele la care se referă solicitarea.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare necesare verificării identității solicitantului. Nu vom solicita mai multe informații decât sunt necesare pentru această verificare.

Vom răspunde, de regulă, în termen de o lună de la primirea solicitării. În cazul unor cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR, iar solicitantul va fi informat.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate, excesive sau repetitive, putem aplica măsurile permise de GDPR.

​

16. Decizii automatizate

HRFS nu utilizează datele transmise prin site pentru luarea unor decizii care produc efecte juridice sau afectează semnificativ persoana și care se bazează exclusiv pe prelucrare automată.

Filtrele de produse, recomandările generale, mesajele automate și confirmările tehnice ale formularelor nu reprezintă decizii automatizate cu efect juridic.

​

17. Linkuri către alte site-uri

Site-ul HRFS poate conține linkuri către site-uri, platforme sau servicii administrate de terți.

HRFS nu controlează modul în care acești terți prelucrează datele. Îți recomandăm să consulți politicile lor de confidențialitate înainte de a transmite informații personale.

​

18. Modificarea politicii

Prezenta politică poate fi actualizată atunci când se modifică:

• activitățile HRFS;

• funcționalitățile site-ului;

• furnizorii utilizați;

• legislația;

• cerințele autorităților;

• modul în care sunt prelucrate datele.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei modificări.

În cazul unor schimbări importante, putem utiliza și alte modalități rezonabile de informare.

​

19. Contact

Pentru orice întrebare privind această politică sau modul în care sunt prelucrate datele personale, ne poți contacta la:

HORECA & RETAIL FOOD SOLUTIONS SRL
Calea București nr. 13, Săftica, județul Ilfov
Telefon: 0762 028 400
E-mail: office@hrfs.ro